De vakantieaanvragen stromen binnen. Het zomerrooster moet rond. En ineens lijken kleine irritaties grote problemen te worden.
“Ik heb vorig jaar al ingeleverd.”
“Collega’s met kinderen krijgen altijd voorrang.”
“Waarom moet ik altijd inspringen?”
Herkenbaar?
Veel leidinggevenden zien de zomer als een periode die ze vooral moeten overleven. Extra druk, personeelstekorten en een ingewikkelde puzzel om de bezetting rond te krijgen. Maar wat als de zomer niet het probleem is?
Wat als de zomer juist laat zien hoe jouw team ervoor staat?
De zomer legt bloot wat er het hele jaar al speelt
Laatst begeleidde ik een team waarin de discussie over het zomerrooster hoog opliep. Iedereen had een begrijpelijk verhaal. De één had al een vakantie geboekt, de ander had jonge kinderen en weer een ander vond dat hij al genoeg had ingeleverd.
Na een tijdje stelde ik één vraag.
“Op basis waarvan hebben jullie eigenlijk samen afgesproken dat dit rooster gemaakt wordt?”
Het bleef stil.
Daar hadden ze het nooit over gehad.
De discussie ging vooral over individuele belangen. Maar niet over de gezamenlijke opdracht.
Hoe zorgen we er samen voor dat de zorg goed doorgaat?
Welke verantwoordelijkheid dragen we daarin allemaal?
En welke afspraken hebben we daar eerder over gemaakt?
Dat is precies waarom ik de zomer een teamscan noem. De drukte maakt zichtbaar hoe een team samenwerkt. Of juist niet.
Een roosterprobleem is vaak een samenwerkingsvraagstuk
In veel organisaties ligt de verantwoordelijkheid voor het zomerrooster bij één persoon. De roosteraar. Of de leidinggevende.
Succes ermee.
Iedere medewerker levert zijn wensen aan en vervolgens mag iemand anders de onmogelijke puzzel oplossen.
Maar daarmee maak je van één persoon eigenaar van een gezamenlijke uitdaging.
Een goed zomerrooster ontstaat niet doordat iemand heel goed kan plannen.
Een goed zomerrooster ontstaat doordat een team samen verantwoordelijkheid neemt voor de gezamenlijke opdracht.
Dat vraagt om een andere manier van kijken.
Niet:
“Hoe krijg ik mijn zin?”
Maar:
“Hoe zorgen wij er samen voor dat de zorg goed georganiseerd blijft?”
Drie vragen die ieder team zichzelf zou moeten stellen
1. Gaat het gesprek over individuele belangen of over de gezamenlijke opdracht?
Persoonlijke wensen zijn belangrijk. Maar uiteindelijk heeft een team ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid richting cliënten, collega’s en de organisatie.
Een gezond team kan beide belangen naast elkaar laten bestaan.
2. Wie lost de problemen op?
Moet de leidinggevende altijd de knoop doorhakken?
Of voelt het team zich mede verantwoordelijk voor oplossingen?
Hoe meer verantwoordelijkheid bij één persoon terechtkomt, hoe groter de kans op frustratie en afhankelijkheid.
3. Hebben jullie duidelijke afspraken?
Veel teams hopen dat het vanzelf goed komt.
Maar juist in rustige periodes maak je afspraken voor de momenten waarop de druk toeneemt.
Wat vinden we eerlijk?
Welke criteria hanteren we?
Wat verwachten we van elkaar?
Door dit vooraf bespreekbaar te maken, voorkom je veel discussie achteraf.
Wat vraagt dit van jou als leidinggevende?
Misschien wel het moeilijkste stuk.
Want als leidinggevende wil je vaak helpen. Problemen oplossen. Iedereen tevreden houden.
Maar daarmee neem je soms verantwoordelijkheid over die eigenlijk bij het team hoort.
Jouw rol is niet om alle puzzels zelf op te lossen.
Jouw rol is om het gesprek te begeleiden.
Heldere kaders neer te zetten.
Het gezamenlijke belang steeds weer op tafel te leggen.
En het team te helpen om samen eigenaar te worden van de oplossing.
Dat vraagt lef.
Want het betekent soms ook dat je het ongemak niet meteen wegneemt.
Gebruik de zomer als een kans
De zomer is geen vervelende periode die je zo snel mogelijk achter je wilt laten.
Het is een unieke kans om te ontdekken hoe jouw team functioneert onder druk.
Worden problemen samen opgelost?
Worden verschillen bespreekbaar gemaakt?
Is er eigenaarschap?
Of komt alle verantwoordelijkheid uiteindelijk weer bij dezelfde mensen terecht?
Alles wat zichtbaar wordt, geeft informatie over de samenwerking in jouw team.
En dat is waardevolle informatie.
Hoe staat jouw team ervoor?
Ik nodig leidinggevenden regelmatig uit om hun team eens door deze bril te bekijken.
Niet alleen met de vraag:
“Krijgen we het rooster rond?”
Maar vooral:
“Wat laat dit proces zien over hoe wij samenwerken?”
Loop jij als leidinggevende steeds tegen dezelfde discussies aan? Rondom roosters, eigenaarschap of samenwerking? En vraag je je af hoe je dit patroon kunt doorbreken zonder alles zelf te blijven oplossen?
Dan denk ik graag met je mee.
In een vrijblijvend adviesgesprek kijken we samen naar wat er in jouw team speelt en welke eerste stappen je kunt zetten om de gezamenlijke verantwoordelijkheid te versterken.
Want een sterk team ontstaat niet als het rustig is.
Een sterk team laat zich juist zien op de momenten dat het spannend wordt.
Benieuwd wat de zomer jouw team te vertellen heeft? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende teamscan.
