Ken je dat?
Afspraken worden niet nagekomen. Taken blijven liggen. Of – nog frustrerender – ze worden gewoon helemaal niet opgepakt. En wie is degene die het dan toch weer doet? Jij. Omdat het anders niet gebeurt.
Als je dit herkent, dan is de kans groot dat er onduidelijkheid is over de rollen en taken binnen jullie team. En die onduidelijkheid zorgt vaak voor gedoe in de onderstroom. Mensen voelen irritatie, er ontstaat wrijving of er wordt passief gemopperd. Niet altijd uitgesproken, maar wel voelbaar.
Tijd om het expliciet te maken
Wat zou er gebeuren als je met je team de tijd neemt om de rollen en taken eens écht helder te maken? Grote kans dat er dan niet alleen praktische duidelijkheid ontstaat, maar dat ook de onderlinge samenwerking verbetert.
Daarom deel ik graag een eenvoudige, maar krachtige werkvorm die je meteen kunt inzetten in je team.
Werkvorm: Rollen en Taken
Wat heb je nodig:
- Flapovers of grote vellen papier
- Stiften
- Een relevante casus of situatie uit jullie praktijk
Zo werkt het:
- Voorbereiding
Schrijf op iedere flap-over één rol binnen het team (bijvoorbeeld: leidinggevende, gedragskundige, persoonlijk begeleider, verpleegkundige, etc.). Hang deze verspreid door de ruimte op. - De casus
Kies een herkenbare casus. Bijvoorbeeld een cliënt die bijzondere zorg vraagt, een vraag van familie die niet goed is opgepakt, of een gebeurtenis waarbij veel miscommunicatie was. - Taken verdelen
Geef het team de opdracht om alle taken die nodig zijn om deze casus goed op te lossen op te schrijven – op losse post-its en hang deze vervolgens bij de rol waarvan zij denken dat die taak daarbij hoort. - Check je rol
Iedereen loopt nu naar de flapover die past bij zijn/haar rol. Bekijk kritisch welke taken eraan hangen:- Kloppen deze taken bij mijn rol?
- Welke taken horen hier eigenlijk niet thuis?
- Welke taken mis ik nog om mijn rol goed uit te voeren?
- Samen reflecteren
Ga met elkaar in gesprek over de inzichten:- Waar zitten dubbelingen of misverstanden?
- Zijn er rollen die overlappen of onduidelijk zijn?
- Waar liggen kansen om scherper te definiëren wie wat doet?
Wat levert het op?
- Duidelijkheid. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Verantwoordelijkheid. Mensen voelen zich meer eigenaar van hun rol.
- Minder gedoe. Door helderheid in de bovenstroom, vermindert het ongemak in de onderstroom.
- Meer energie. Geen eindeloos herhalen of brandjes blussen, maar een team dat weet wat het doet – en waarom.
Geloof mij: deze oefening bespaart je een hoop frustratie én creëert ruimte voor betere samenwerking.
Wie wil dat nou niet?
Wil je luisteren hoe ik dit heb aangepakt bij een team waarbij dit onderwerp speelde?
Luister dan naar mijn podcast Teamboost aflevering 18; Ja maar dat hoort niet bij mijn taak.
