Als buitenstaander van teams zie ik regelmatig parallelle processen tussen wat er met de begeleiders en cliënten gebeurd en wat er in het team gebeurd met de leidinggevende en de gedragskundige.
Zo begeleid ik nu een team waarvan de teamsamenstelling in de afgelopen 2 jaar al twee keer over de kop gegaan is. Niemand wil meer werken in dit team want de clienten zijn zo moeilijk.
Maar als ik dan onderzoek waarom medewerkers vertrekken heeft dat met meerdere zaken te maken.
Ja de cliënten zorgen voor veel reuring en onveilige gevoelens, maar hetzelfde speelt in het team. Medewerkers mopperen veel met elkaar over de situatie maar geven de leidinggevende geen heldere feedback. Wat bedoel ik dan met heldere feedback: ze zeggen waar zij last van hebben en waarom, maar benoemen vervolgens ook wat zij van de ander verwachten.
Ik spiegel de teams altijd dat zij het middel zijn waardoor de cliënt zich weer veilig voelt en op een goeie manier voor zichzelf op kan komen. Als er zoveel wisselingen zijn en medewerkers zich niet aan de gemaakte afspraken houden, dan vind ik het niet raar dat cliënten ongewenst gedrag gaan vertonen. Dat is de manier die zij kennen op het moment dat het onveilig wordt en waarmee zij zorgen dat er wel aandacht voor hun is.
Maar hoe krijgt het team helder waar in het proces het anders of beter kan zodat zij en de cliënten weer met meer plezier kunnen samenwerken?
Wat helpt is als je aandacht besteedt aan deze processen en ze zichtbaar en bespreekbaar maakt. Jij haalt de onderstroom naar boven. Maar hoe kun jij dat nu aanpakken?
Pak een situatie in het team waarin wel effectief en prettig samengewerkt werd. Werk deze situatie uit in een soort script. Beschrijf wat er gebeurde qua gedrag en het gevolg van dat gedrag. Stel dan de volgende vragen aan het team:
- Wat ging er goed in de samenwerking?
- Wat was daar het gevolg van?
- Wat was ieders rol in de samenwerking? (zowel medewerker als cliënt)
- Wat denk jij dat …… (hoofdrolspelers) dacht?
- Heb jij al eens eerder zo’n situatie mee gemaakt? Wat heb jij daarvan geleerd?
- Hoe zouden jullie deze werkzame factoren in willen zetten bij situaties waarin de samenwerking minder lekker gaat?
- Wat hebben jullie nodig om dit ook echt te gaan doen?
Is het team groter dan 5 personen deel het team dan op in kleinere groepjes van maximaal 5 personen. Daarmee creëer je een safe zone.
Zorg dat er een proces begeleider is die vragen kan beantwoorden en het proces begeleid.
Is het team al wat verder en is er een open sfeer om zaken te bespreken, dan kun je ook een situatie nemen waarin de samenwerking niet goed liep.
Op deze manier maak jij samen met het team processen zichtbaar en haal jij het naar de bovenstroom. Hierdoor leren medewerkers dat het oké is als dingen mis gaan mits je er maar van leert met elkaar. Zo creëer jij een open en veilig klimaat waarin medewerkers gaan leren en groeien.
